Prazo de guarda dos documentos fiscais eletrônicos passa a ser de 11 anos

Foi publicado o Ajuste SINIEF nº 2/2025, que determina a padronização nacional do prazo de armazenamento dos arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos, fixando-o em 132 meses (11 anos). A nova regra entra em vigor em 1º de maio de 2025 e se aplica a diversos documentos, como NF-e, CT-e, NFC-e, MDF-e, entre outros.

Apesar da ampliação do prazo de guarda, a prescrição tributária prevista no art. 174 do CTN continua em 5 anos. A exigência visa aprimorar o controle fiscal e garantir maior segurança jurídica, com responsabilidade compartilhada entre emitente e destinatário.

Para cumprir a norma, é essencial:

• Organizar os arquivos XML de forma padronizada e segura;
• Realizar backups periódicos, preferencialmente em nuvem e local;
• Utilizar sistemas especializados em gestão de documentos fiscais;
• Atentar-se às exigências específicas de cada estado.

Essa mudança reforça a importância da digitalização, integridade e acessibilidade contínua dos documentos fiscais por um longo período.